İnşaat Muhasebesi Uygulamasında Tutulması Gereken Defterler

İnşaat muhasebesi uygulamasında tutulması gereken defterler, vergi kanunları ve diğer mevzuat yönünden tutulması zorunlu ya da isteğe bağlı olan defterler şeklinde ikili bir ayrıma tabi tutulabilir.
1.1. VERGİ KANUNLARI YÖNÜNDEN TUTULMASI ZORUNLU OLAN DEFTERLER

İlk kez inşaat ve onarım işine başlayan taşeronlarla müteahhitler, yaptıkları işin tutarı ne olursa olsun, ilk işe başladıkları yıl için işletme hesabı esasına göre defter tutabilirler. Adi şirketler dışındaki şahıs şirketleri ile kurumlar vergisine tabi olan şirketler, ilk işe başladıkları yılda işletme hesabı esasına göre defter tutamazlar.

İnşaat onarım işiyle uğraşan müteahhitlerle taşeronların 2008 yılında yıllık alımları tutarı 107.000.-YTL, satışları ya da aldıkları istihkaklarının tutarı 150.000.-YTL’yi aşmaması halinde 2008 yılında işletme hesabı esasına göre defter tutmaya devam ederler .

Ancak ilk kez işe başlayan ya da yukarıda belirtilen hadleri aşmayan müteahhitlerle taşeronlar, ihtiyari (yani isteğe bağlı olarak) bilanço esasına göre defter tutabilirler.

İşletme hesabı esasına göre defter tutan müteahhitlerle taşeronların, aşağıdaki defterleri tutmaları zorunludur.
1.1.1. İşletme Hesabı Esasına Göre Defter Tutan Müteahhitler
a) İşletme Hesabı Defteri

Müteahhitler ya da taşeronlar, işletme hesabı defterinin sol tarafına giderlerini, sağ tarafına da gelirlerini kaydederler.

Gider kısmına; satın alınan malzemeler ya da yaptırılan hizmetler karşılılığında ödenen ya da borçlanılan paralar, amortismanlar ve inşaat firması ile ilgili diğer tüm giderler,

Gelir kısmına; satılan daire, kat ve dükkanların bedeli ya da alınan istihkaklar veya yapılan hizmetler karşılığı tahsil edilen paralarla, tahakkuk eden alacaklar ve inşaat faaliyetinden elde edilen diğer tüm hasılat kaydolunur.

b) Günlük Perakende Satış ve Hasılat Defteri
1.1.2. Bilanço Esasına Göre Defter Tutan Müteahhitler

Bilanço esasına göre defter tutan müteahhitler; sermaye şirketi durumunda olan inşaat şirketleri ile adi komandit ve kollektif şirketlerdir. Bunun dışındaki şahıs firması ya da adi ortaklık biçimimdeki inşaat firmalarında, VUK’un 177/1 ve 180. maddesinde yer alan hadleri aşanlar, bilanço esasına göre defter tutmak zorundadırlar. Bunlar, sözkonusu hadleri aşmadan kendi istekleri ile de bilanço esasına göre defter tutabilirler.
Bilanço esasına göre aşağıdaki defterlerin tutulması gerekmektedir.
a) Yevmiye Defteri

VUK’un 183. maddesine göre, yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin tarih sırasıyla ve madde halinde düzenli olarak yazıldığı defterdir. Yevmiye defteri ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur. Mükellefler diledikleri takdirde yevmiye defteri ve tutulması zorunlu diğer defterlerini müteharrik yapraklı olarak kullanabilirler.
b) Defteri Kebir

VUK’un 184. maddesine göre defteri kebir, yevmiye defterine geçirilmiş olan işlemleri, buradan alarak usulüne göre hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir.

Müteahhitler, ayrı ayrı yevmiye defteri ve defteri kebir tutmak yerine bu iki defterde yer alan özellikleri bir arada taşıyan ve “Amerikan Usulü Defter” olarak adlandırılan defteri de tutabilirler. Ancak inşaat işinin yapısı gereği ayrı yevmiye defteri ve defteri kebir tutulmasında yarar vardır.
c) Günlük Kasa Defteri
d) Envanter Defteri

Ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olan envanter defterine, işe başlama tarihinde ve sonraki her hesap döneminin sonunda çıkarılan envanterler ve bilançolar kaydolunur.

İnşaat ve onarım işleriyle uğraşanlar öncelikle; stokların, mamul ve yarı mamul işin ve demirbaş, alet, edevat ve mefruşatın envanterini yapacaklardır. Daha sonra, bilançonun diğer kalemlerinde yer alan hesapların dokümanı yazılacaktır. Örneğin bankalardaki mevduatın ve bankalara olan borcun, senetli ve senetsiz alacaklar ile borçların cari hesapların ve diğer hesapların dokümanının envanter defterinde ayrıntılı olarak gösterilmesi gerekmektedir.

e) İnşaat Müteahhitlerinin İmalat Defteri Tutup Tutmayacağı

VUK’un 197. maddesinde, birinci sınıf tüccarlardan devamlı olarak imalat ile uğraşanların “İmalat Defteri” tutmak zorunda oldukları belirtilmiştir. İnşaat yapımı faaliyeti de, bir imalat işidir. Ancak anılan maddenin bölüm başlığında “Sınai Müesseselerin Tutacakları Özel Kayıtlar” başlığı altında imalat defteri ve diğer defterler sıralanmıştır. İnşaatçılar sınai bir müessese olarak nitelendirilmemektedir. Ayrıca Maliye Bakanlığınca yayımlanan 4 seri No.lu Gider Vergisi Genel Tebliği’nde, imalat defterinin devamlı olarak imalat işleriyle uğraşan birinci sınıf tüccarlardan, dahilde alınan istihsal vergisine tabi mükellefler tarafından tutulacağı belirtilmiştir. Bu nedenlerle inşaat ve onarım işinden dolayı “İmalat Defteri” tutulmaması gerekmektedir. Nitekim Maliye Bakanlığınca da 27.12.1978 tarih ve 24438-203-255/93250 sayılı özelge ile de “İnşaat müteahhitleri imalat defteri tutmak mecburiyetinde değildir­ler” şeklinde idari görüş bildirilmiştir.

Kaldı ki, 01.01.1996 tarihinden itibaren 246 no.lu VUK Genel Tebliği ile muhasebe kayıtlarını 7/A seçeneğine göre yürüten tüm işletmeler için imalat defteri tutma zorunluluğu kaldırıldığından, bu sorun büyük ölçü­de giderilmiş olmaktadır.
f) Amortismanı Defteri ya da Kayıtları

İnşaat müteahhitleri, üzerinden amortisman ayrılan kıymetler ve bun­ların amortismanlarının aşağıda yazılı şekillerden herhangi biri ile göster­mek zorundadırlar (VUK Md. 189).

a) Envanter defterinin ayrı bir yerinde,

b) Özel bir amortisman defterinde,

c) Amortisman listelerinde.

Ayrı bir amortisman defteri tutulması halinde, diğerlerinin aksine bu defterin tasdiki zorunlu değildir.
g) Kambiyo Senetleri Defteri ([4])
1.2. BAYINDIRLIK İŞLERİ GENEL ŞARTNAMESİ UYARINCA TUTULACAK DEFTERLER

Bayındırlık ve İskan Bakanlığı Kuruluş ve Görevleri Hakkındaki Kanunlar gereğince, Bakanlığın kontrol ve denetimi altında inşaat ve onarma işi yaptıracak daire ve müesseselerce, müteahhide ihale edilen her türlü işte uygulanacak genel şartlar, Bayındırlık İşleri Genel Şartnamesinde tayin ve tespit edilmiştir.

Bayındırlık İşleri Genel Şartnamesinin 3. maddesine göre; sözleşmeye bağlanan her türlü inşaat ve onarma işi, idare veya onun tayin edeceği kontrol elemanlarının (mühendis, mimar veya fen memurlarının) deneti­mi altında müteahhit tarafından icra olunur. Bu kontrol elemanlarının yet­kileri de Bayındırlık İşleri Kontrol Talimatnamesi ile düzenlenmiştir.

Sözkonusu talimatname ile, inşaat ve onarma işi süresince bazı özel defterler tutulması öngörülmekte ve bunlara dayanılarak da işin izlenilmesi ve kontrolüne olanak sağlanmaktadır.
Bu özel defterler şunlardır :
1. Puantaj defteri,
2. Rölöve defteri,
3. Ataşman defteri,
4. Yeşil defter
5. Sürveyan defteri
1- Puantaj Defteri

Bir şantiyede çalışan her türlü personelin bir aylık mesai ha­reketlerini gösteren ve onlara ödenen aylık ya da ücrete esas teşkil eden defterdir.

Puantörler, kendilerine görev olarak verilen iş sahasında bil­fiil çalışmakta olan işçi, taşıt aracı ve makine miktarını, işlerin ve işçilerin de ayırımını yapmak suretiyle puantaj defterine kayde­derler. İstenilmesi halinde, belirli zamanlarda işçilerin ve nakil va­sıtalarının gündelik ve ücretlerine de bu deftere kaydederler. Puv­antajların sıhhatli bir şekilde düzenlenmesi, ödemeye esas bir belge olması yönünden önem taşıdığından, idarecilerin puvantaj konusu ile yakından ilgilenmeleri gerekir.
2- Rölöve Defteri

Kesin projesi mevcut olmayıp, sözleşme ve şartnameler gere­ğince tiplere göre yapılan sanat yapıları ile her türlü inşaatın te­mel üst yüzünden aşağıdaki kısımlarının kayıtlarını tespit için kul­lanılan defterdir.

Bu defter ataşmanın esasını teşkil eder. Müteahhit ile mühen­dis arasında ortak olarak bilinmesi ve unutulmaması gereken herşeyi yazmak için kullanılır. Aylık istihkak raporlarının düzenlen­mesinde gerekli olan ölçülerde kayıt defteri olarak da yararlanılır.

Herhangi bir yangın, kaybolma vs. durumlarındaki tehlikelere karşı rölöve defterleri üç nüsha olarak düzenlenmekte ve bir nüs­hası müteahhide verilmektedir.

Adeta mühendisin resmi bir akıl defteri olan rölöve defterinin ilk sayfasına hangi tarihte verildiği ve kaç sayfadan ibaret olduğu, kime verildiği ve ilgili idarenin adı yazılır. Defterin sayfa numara­ları yan yana iki sayfa bir tek sayfa hesabıyla verilmektedir. Say­fanın sol kısmında inşaat veya ihzaratın yerini gösteren iki kolon ile açıklama kolonu ve yapılan ölçülerle tespit edilen sayı ve kayıt kolonları vardır. Açıklama kolonuna yazı yazılabildiği gibi, yar­dımcı hesap, numara veya işaret gibi şeyler de yazılabilir.
3- Ataşman Defteri

Ataşman defteri resmi bir protokol defteridir. Davalarda ka­nıtlayıcı bir resmi belge kabul edilir. Uzun yıllar saklanması ve ya­pıyı işletecek olana devredilmesi gerekir.

Ataşman defterine kaydedilecek bilgiler rölöve defterinden alı­nır. Bu kayıtların en kısa zamanda deftere işlenmesi ve müteahhi­de imzalattırılması gereklidir. Defterin bir tarafına plan ve kesit­lerle rölöve ölçüleri, diğer tarafına ise yapılan işin hacmi ve sathı hesaplanarak metrajları kaydedilir. Aynı sıraya birim fiyatları ve ölçü birimleri de eklenir.

Ataşman defterinde de, rölöve defterinde olduğu gibi, ilk sayfasında, defterin hangi tarihte verildiği, kaç sayfadan ibaret oldu­ğu, ilgili idarenin adı ve kime verildiği yazılır. Ataşman defterinin sayfa numaraları yan yana iki sayfa bir tek saya şeklinde veril­mektedir.
4- Yeşil Defter

Müteahhitlerin yaptığı işlerin değerini hesaplamak için yapı­lan işlerin ölçülme ve hesaplarının yazılması amacıyla kullanılır.

Yeşil defterin ilk sayfasına, inşaatın başlangıç tarihi ile sitü­asyon tarihi, hangi idareye, işe ve müteahhide ait olduğu ve yeşil defterin nerede ve hangi tarihte yapmış olduğu yazılır. İç sayfalarına verilen sayfa numaraları rölöve ve ataşman defterlerinde olduğu gibidir.

Her ay başında müteahhit ve kontrol mühendisi tüm yapılan işleri ve ihzaratı yeniden ölçerler ve rölöve defterine kaydederler. Ölçüler bitince bunları yeşil deftere geçirir ve hacim hesaplarını yaparlar. Fiyat numaraları ve birimlerini de yazdıktan sonra kar­şılıklı olarak imzalarlar. Böylelikle, her cins inşaatın işin başlan­gıcından itibaren yapılmış olan miktarları bulunur ve istihkak ra­porlarına intikal ettirilir.
5- Sürveyan Defteri

İnşaatın sürekli olarak kontrol edilmesi ve gözetimi ile görevli olan sürveyanlar, her gün yapılan iş miktarını, tam gün çalışılıp çalışılmadığını ve hava durumunu defterlerine yazarlar. Bunların yanı sıra, günlük çimento sarfiyatı ve kontrol mühendisinin bildi­receği benzeri diğer malzemelerin sarfiyatı da yapılan işle kıyas­lanabilecek şekilde deftere kaydedilir.

Sürveyan defterinin ilk sayfasında, ilgili idare, şube veya kı­sım numaraları, müteahhitle işin ve sürveyanın adları yazılır. İç sayfalar tek sayfalardır, yani soldaki ve sağdaki kısımlar aynı şe­kilde olup sayfa numaraları ardışıktır. Bir sayfada birinci satıra tarih ve gün yazılır. İkinci satıra hava durumu yazılır, bu satırda sabah, öğle ve akşam için hava durumunu yazmak gerekir. Üçüncü satırda, inşaatın yeri ve cinsi yazılır, dördüncü satıra işçi sayısı, beşinci satıra da taşıt ve makine sayısı yazılır.
1.3. TUTULMASI YASALARDA ZORUNLU KILINMAMIŞ OLUP TUTULMASINDA YARAR GÖRÜLEN DEFTER VE KAYITLAR
1.2.1. Müşterek (Ortak) Amortismanlara İlişkin Kayıtlar

Bilindiği gibi, yıl içinde birden fazla inşaatta ya da diğer iş­lerde kullanılan amortismana tabi iktisadi değerlerin amortisman­ları, bunların her işte çalıştıkları gün sayısına göre dağıtıma tabi tutulmaktadır.

Bunun için de, özel bir defter ya da kayıt tutulması gerekmektedir.
1.2.2. Stoklar (Ambar) Defteri

İnşaat işleri ve malzeme hareketleri, inşaat muhasebesinin en önemli hesaplarından biri olan stoklar (ambar) hesabının ve buna ilişkin hareketlerin izlendiği stoklar (ambar) defterinin tutulmasını gerektirmektedir.

Bu defterde, giren ve çıkan malzemelerle ilgili ayrıntılı bilgi­ler yer alır ve malzemenin hangi şantiyeye gönderildiği belirtilir.
3- Diğer Defterler

İnşaat müteahhitleri, yaptıkları işle ilgili olarak ayrıca gerek duydukları diğer yardımcı defterleri de tutabilirler. Örneğin, bankalar, satıcılar, borç senetleri, alacak senetleri vb. hesaplar ve şantiyeler için ayrı birer defter ya da kayıt tutulabilir.