5510 SAYILI YASAYA GÖRE DEFTER VE BELGELERİN İBRAZI

I- GİRİŞ

01.10.2008 tarihinde tamamen yürürlülüğe giren 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu  kapsamında uygulanmaya konulan “işyeri defter, kayıt ve belgelerini ibraz etme yükümlülüğü ile idari para cezası” bu yazımızın konusu olacaktır.

II- İŞYERİ DEFTER, KAYIT VE BELGELERİ

A- DEFTER, KAYIT VE BELGELERİNİ İBRAZ ETME YÜKÜMLÜLÜĞÜ İLE İNCELENMESİ

1- Defter, Kayıt ve Belgelerini İbraz Etme Yükümlülüğü

Defter, kayıt ve belgeleri ibraz etme yükümlülüğünde olanlar; işveren, işyeri sahipleri, alt işveren, kamu idareleri, tasfiye ve iflâs idaresi memurlarıdır. İşveren, işyeri sahipleri ve alt işveren; işyeri ile ilgili tüm defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurum’un denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde onbeş gün içinde ibraz etmekle yükümlüdürler. Ancak 01.10.2008 tarihinde yürürlüğe giren Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nin geçici 23. maddesinde, defter ve belgeleri; 10 yıl olan saklama süresi 2008 yılı için 5 yıl, 2009 yılı için 6 yıl, 2010 yılı için 7 yıl, 2011 yılı için 8 yıl, 2012 yılı için 9 yıl olarak, 30 yıl olan saklama süresi ise 2008 yılı için 5 ve sonraki yıllarda 30 yıl tamamlanıncaya kadar her yıl birer yıl artırılarak uygulanacaktır.

Sigortalıyı devir alan işverenler, devredilen sigortalılarla ilgili yükümlülüklerini yerine getirmişler ise, yükümlülüklerini yerine getirdikleri sigortalılarla ilgili kendilerine ait işyeri kayıt ve belgelerini yukarıda belirtilen sürelerle saklamak zorundadırlar.

2- Kayıt ve Belgelerin İstenilmesi Şekli

Defter, kayıt ve belgeler 5510 sayılı Kanun’un 99. maddesi gereğince 11.02.1959 tarih ve 7201 sayılı Tebligat Kanunu’na göre yapılacak bildirim ile istenilebileceği gibi, işveren, işveren vekili, işyeri sahibi, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren ile düzenlenecek tutanakla da istenebilmektedir. Söz konusu hükümler kamu idareleri, tasfiye ve iflâs idaresi memurları için de geçerlidir.

3- Kayıt ve Belgelerin İncelenmesi

Yapılacak tebligat üzerine defter ve belgeler, incelemeyi yapacak denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurun tebligatta belirttiği adrese getirilmesi zorunlu olmakla birlikte, işverenler, işyeri sahipleri, alt işveren ya da sigortalıyı devir alan işveren, kamu idareleri, tasfiye ve iflâs idaresi memurları tarafından defter ve belgelerin işyerinde ya da belge ile kanıtlanması kaydıyla işletme merkezinde incelenmesinin yazılı olarak istenilmesi veya bu isteğin bir tutanakla tespit edilmesi hâlinde, denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurca da teftişe elverişli bulunursa inceleme orada yapılabilmektedir. Denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurların istemeleri halinde işverenler, bilgisayar ortamında sakladığı işyeri kayıt ve belgelerini manyetik ortamda verirler. İşveren, denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurlara uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım imkânları ve uzman personel sağlamak zorundadır.

Yapılacak tebligata rağmen, 15 gün ya da haklı bir sebep ileri sürülerek yazılı istekte bulunulması veya bu durumun ilgililerin şahsen başvurusu ile bir tutanakla tespiti üzerine verilen mehil süresi içinde ibraz edilmeyen defter ve belgelerin daha sonra ibraz edilmesi hâlinde de gerekli inceleme yapılmaktadır.

İşveren, işyeri sahibi, işveren vekili, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren, kamu idareleri, tasfiye ve iflâs idaresi memurları tarafından haklı bir sebep ileri sürülerek istenilen mehil süresi, ilgili denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurca belirlenerek ilgiliye yazılı olarak bildirilir. Zamanaşımının söz konusu olduğu hâllerde mehil süresine ilişkin istekler kabul edilmemektedir.

Defter ve belgelerin ibraz edilmeyeceği veya mevcut olmadığı işveren, işyeri sahibi, işveren vekili, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren, kamu idareleri, tasfiye ve iflâs idaresi memurları tarafından yazılı olarak bildirildiği ya da bu durum ilgili denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurca bir tutanakla tespit edildiği takdirde, ilgililere defter ve belgelerin ibrazı hususunda ayrıca tebligat yapılmamaktadır.

B- DEFTER, KAYIT VE BELGELERİNE BAĞLI İDARİ PARA CEZASI

1- Defter, Kayıt ve Belgelerin İbraz Yükümlülüğünün Yerine Getirilmemesi Halinde Uygulanması Gereken İdari Para Cezası

İşveren, işyeri sahipleri ve alt işveren; işyeri ile ilgili tüm defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresince, saklamak ve Kurum’un denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde on beş gün içinde ibraz etmek zorunda olup, bu yükümlülüğün yapılan yazılı ihtara rağmen on beş gün içinde mücbir sebep olmaksızın tam olarak yerine getirmeyenlere;

● Bilânço esasına göre defter tutmakla yükümlü olanlar için aylık asgari ücretin on iki katı tutarında,

● Diğer defterleri tutmakla yükümlü olanlar için aylık asgari ücretin altı katı tutarında,

● Defter tutmakla yükümlü değil ise asgari ücretin üç katı tutarında

idari para cezası uygulanacaktır.

Yukarıda belirtildiği gibi;

● Mücbir sebebin olmaması,

● Kayıtların tam olarak değil eksik getirilmesi,

● Eksik getirilen kayıt ve belgenin niteliği ve içeriği hususunda Kanun’da bir bilgi olmadığından, 5510 sayılı Yasa ile diğer yasalar gereği düzenlenmesi zorunlu tüm kayıt ve belgenin ibraz edilmesi,

● Kurum’ca yazıl ihtarın yapılması

gerektiği anlaşılmaktadır.

2- Defter, Kayıt ve Belgelerin İbraz Edilmekle Birlikte İnceleme Sonucu Tespit Edilen Eksiklikler Nedeniyle Uygulanması Gereken İdari Para Cezası

Defter, kayıt ve belgelerin tümünü verilen süre içinde ibraz edilmek birlikte;

a- Kanunî tasdik süresi geçtikten sonra tasdik ettirilmiş olan defterlerin tasdik tarihinden önceki kısmı,

b- İşçilikle ilgili giderlerin işlenmemiş olduğu tespit edilen defterler,

c- Sigorta primleri hesabına esas tutulan kazançların kesin olarak tespitine imkân vermeyecek şekilde usûlsüz veya noksan tutulmuş defterler,

d- Herhangi bir ay için sigorta primleri hesabına esas tutulması gereken kazançların ve kazançlarla ilgili ödemelerin (sigorta primine esas kazancın ödemeye bağlı olduğu durumlar dahil) o ayın dahil bulunduğu hesap dönemine ait defterlere işlenmemiş olması halinde

o aya ait defter kayıtları geçerli sayılmaz ve bu geçersizlik hallerinin gerçekleştiği her bir takvim ayı için, aylık asgari ücretin yarısı tutarında ve tutmakla yükümlü bulunulan defter ve belgelerin ibraz edilmemesi nedeniyle verilmesi gereken ceza tutarını aşmamak kaydıyla idari para cezası uygulanacaktır.

Ayrıca; kullanılmaya başlanmadan önce tasdik ettirilmesi zorunlu olduğu halde tasdiksiz tutulmuş olan defterler geçerli sayılmayacak ve tutmakla yükümlü bulunulan defter türü dikkate alınarak;

● Bilânço esasına göre defter tutmakla yükümlü olanlar için aylık asgari ücretin on iki katı tutarında,

● Diğer defterleri tutmakla yükümlü olanlar için aylık asgari ücretin altı katı tutarında

idari para cezası uygulanacaktır.

Son olarak; Vergi Usûl Kanunu gereğince bilanço esasına göre defter tutulması gerekirken işletme hesabı esasına göre tutulmuş defterler geçerli sayılmayacak ve bilânço esasına göre defter tutmakla yükümlü olanlar için aylık asgari ücretin on iki katı tutarında idari para cezası uygulanacaktır.

3- Ücret Tediye Bordrosundaki Eksiklikler Nedeniyle Uygulanması Gereken İdari Para Cezası

İşverenler, Kurum’a verdikleri prim belgesinde yazılı olanları doğrulayıcı nitelikte olmak üzere aylık ücret tediye bordrosu düzenlemekle yükümlüdürler.

İşverenler tarafından ibraz edilen aylık ücret tediye bordrosunda;

● İşyerinin sicil numarası,

● Bordronun ilişkin olduğu ay,

● Sigortalının adı, soyadı,

● Sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası,

● Ücret ödenen gün sayısı,

● Sigortalının ücreti (aylık, haftalık, gündelik, saat veya parça başı ücreti),

● Ödenen ücret tutarı ve

● Ücretin alındığına dair sigortalının imzasının

bulunması zorunludur.

Yukarıda belirtilen unsurlardan herhangi birini ihtiva etmeyen ücret tediye bordroları geçerli sayılmayacak ve her bir geçersiz ücret tediye bordrosu için aylık asgari ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanacaktır. Ancak ücretlerin ve diğer ödemelerin makbuz mukabilinde veya banka aracılığı ile yapılması hâlinde ücret tediye bordrosunda imza şartı aranmayacak, söz konusu eksikliklerden dolayı idari para cezası uygulanmayacaktır.

4- Defter, Kayıt ve Belgelerin Yasal Süresi Dışında İbraz Edilmesi Halinde İnceleme Sonucu Tespit Edilen Eksiklikler Nedeniyle Uygulanması Gereken İdari Para Cezası

İbraz süresi geçirildikten sonra incelemeye sunulan ve tümünün veya bir bölümünün geçersiz olduğu tespit edilen defter ve belgeler yönünden, ayrıca geçersizlik fiilleri için idari para cezası uygulanmaz, sadece tutulan defter türü dikkate alınarak;

● Bilânço esasına göre defter tutmakla yükümlü olanlar için aylık asgari ücretin on iki katı tutarında,

● Diğer defterleri tutmakla yükümlü olanlar için aylık asgari ücretin altı katı tutarında,

● Defter tutmakla yükümlü değil ise asgari ücretin üç katı tutarında

idari para cezası uygulanacaktır.

5- Defter, Kayıt ve Belgelerine Ait İdari Para Cezasında Esas Alınacak Asgari Ücret

22.05.2003 tarih ve 4857 sayılı İş Kanunu gereğince 16 yaşından büyük işçiler için belirlenen bir aylık brüt ücret esas alınarak idari para cezası uygulanacaktır

III- SONUÇ

506 sayılı Yasa kapsamında uygulanması gereken ve dayanağı 16.01.2004 tarih 25348 sayılı Sosyal Sigorta İşlemler Yönetmeliği’nin 25 ve 27. maddelerinde belirtilenler defter, kayıt ve ücret bordolarının ait idari para cezalarının dayanağı hükümler 5510 sayılı Yasa’nın 102. maddesinde kanun metni şeklinde yazılarak, yönetmeliğe dayalı olarak verilen idari para cezaları uygulama sisteminden vazgeçilmiştir.

Ayrıca, yeni uygulama ile birlikte, kullanılmaya başlamadan önce tasdiksiz tutulmuş defterler ile Vergi Usul Kanunu gereğince bilanço esasına göre defter tutulması gerekirken işletme hesabı esasına göre tutulmuş defterler için, 01.10.2008 öncesinde sadece her bir ay için aylık ücretin yarısı tutarında idari para cezası uygulanmakta iken, verilen idari para cezaları ibraz etmemeye bağlı idari para cezası düzeyine yükseltilmiştir.

Benzer Konular:

1. 5510 SAYILI YASAYA GÖRE ŞİRKET ORTAKLARININ SİGORTASI
2. 5510 sayılı Kanuna göre Şirket Ortaklarının Sigortalılık durumu
3. 5510 SAYILI KANUNUN 100 ÜNCÜ MADDESİNİN UYGULANMASI
4. Resmi defterlerin ve belgelerin kaybolması
5. 5510 SAYILI KANUN